TestTestTest

Інформація про кейс

Контекст

Helen Marlen Group – одна з найвідоміших fashion-компаній України.

Це не просто мережа магазинів, а амбасадор світової моди, що працює з брендами на кшталт Gucci, Loro Piana, Burberry, Christian Louboutin. У компанії понад 200 співробітників, і кожен процес – від закупівель до обслуговування клієнтів – має працювати злагоджено.

Перед нами постало головне питання: як побудувати прозору управлінську аналітику в компанії з такими масштабами так, щоб кожна деталь була на своєму місці?

Які проблеми ми виявили?

фф

У великих компаніях проблеми з аналітикою часто неочевидні. Вони проявляються поступово:

дані між магазинами та центральним офісом не співпадають

підготовка звітів займає багато часу

відділи рахують показники по-різному

управлінські рішення приймаються не завжди на базі актуальної інформації

Йдеться не про хаос, а про складну багаторівневу систему, яка стрімко зростає та потребує чітких правил гри.

Контекст

Наш підхід

Нашим завданням було не просто впровадити інструмент. Треба було зробити так, щоб даним знов можна було довіряти, бо саме вони щодня впливають на мільйонні обороти, формування асортименту та ефективність роботи магазинів.
Тому ми розпочали з найважливішого: вислухали клієнта.
Зустрілися з усіма ключовими користувачами звітності: CEO, CFO, операційними та фінансовими менеджерами. Разом окреслили, яка інформація потрібна кожному з них, у якому форматі, з якою деталізацією та частотою.

На основі цього сформували стратегію трансформації звітності:

1. Єдина методологія
Кожен показник отримав чітке визначення, формулу, правила розрахунку та вибірки.
Це дозволило позбутися варіативності трактувань і створити спільну мову для всіх департаментів.
2. Ролезалежна архітектура
Побудували структуру звітів за ролями. Так, щоб кожен мав лише ту інформацію, яка дійсно важлива. CEO бачить стратегічні показники, керівник магазину – ефективність своєї точки, а фінансовий директор – грошові потоки та маржинальність.
3. Прототипування
Ми показали, як це буде виглядати, ще до остаточної реалізації.
Прототипи звітів дозволили команді протестувати майбутню систему до впровадження. Це мінімізувало кількість змін та забезпечило швидкий та безболісний перехід до нового інструменту
4. Робота з даними
Інтеграція з ERP-системою вимагала окремої уваги.
Ми провели глибоке очищення даних (data cleaning), усунули дублікати, стандартизували довідники та забезпечили автоматичну синхронізацію.
У результаті отримали надійну основу для будь-якого масштабу компанії.
5. Візуалізація в Power BI
Фінальним етапом стало створення інтерактивної BI-системи з гнучкими дашбордами, аналітикою на кілька рівнів і автоматичним оновленням даних.

Результати

Після впровадження система звітності в Helen Marlen Group перетворилася з ресурсоємного процесу на стратегічний інструмент управління:
Зменшено час підготовки звітів із 7 днів до 1
Дані з магазинів та центрального офісу тепер повністю синхронізовані
Зменшено дублювання роботи: понад 40 годин на тиждень зекономлено
Команда отримала єдине джерело правди
Архітектура системи готова до масштабування: нові магазини, нові ринки

Бізнес-ефект
Цей проєкт покращив не лише звітність. Він дав змогу ухвалювати стратегічні рішення швидко та впевнено.
Завдяки новій системі компанія отримала:
Можливість швидко виявляти неефективні товарні позиції
Точну аналітику для оптимізації асортименту
Інструменти для роботи над підвищенням середнього чека і обігу